Procedura di segnalazione irregolarità dipendenti
Quali tipi di problemi sono coperti da tale Policy?
La presente Policy copre situazioni ove un individuo (esterno o interno a Mazars) sollevi un problema relativo a un rischio, una negligenza o un illecito che rechi danno ai membri dell’azienda, nelle seguenti aree:
- finanza, contabilità,
- abuso d’ufficio e corruzione,
- pratiche antitrust,
- pericoli per la salute e la sicurezza,
- pericoli per l’ambiente,
- discriminazione e molestie.
Tali problemi vengono denominati “Negligenza”. La presente Policy non copre problemi o reclami relativi alla sua posizione impiegatizia personale, che dovranno essere esposti seguendo la procedura di contestazione dell’azienda. La presente Policy non riguarda rischi, negligenza o illeciti in qualsiasi area diversa da quelle elencate nella presente sezione e/o che influenza persone che non sono membri dell'azienda, quali clienti, fornitori, ecc.
Protezione ai sensi della presente Policy
La procedura di segnalazione di irregolarità è facoltativa e la responsabilità dei dipendenti Mazars non verrà mai implicata per non aver aperto una segnalazione di irregolarità.
Lei non ha alcun obbligo di dimostrare alcuna questione segnalata ai sensi della presente Policy. Un sospetto onesto e ragionevole che siano state eventualmente commesse negligenze è sufficiente.
Fatto salvo il rispetto delle disposizioni del Capitolo “Responsabilità personale”, se un dipendente Mazars segnala un problema ai sensi della presente Policy, non rischierà di perdere il posto di lavoro o di subire qualsivoglia forma di punizione in conseguenza di ciò. A patto che agisca in modo onesto e ragionevole, non è importante se ha commesso un errore segnalando un problema.
Mazars non tollererà casi di persecuzione o molestie nei confronti del personale che avrà segnalato un problema ai sensi della presente Policy. Qualsiasi dichiarazione relativa a tale comportamento verrà seriamente presa in considerazione e, se fondata, sarà solitamente oggetto di inchiesta, ai sensi della procedura disciplinare dell'azienda, in quanto potenziale dolo o colpa grave. Chiunque sia riconosciuto colpevole di aver trattato un collega in tal modo, potrà essere licenziato senza preavviso e indennità di preavviso.
Responsabilità personale
Segnalazioni false effettuate in mala fede ai sensi della presente Policy costituiscono dolo e colpa grave e possono far scattare sanzioni disciplinari e/o azioni legali.
Cosa facciamo in caso di problemi
Se ha problemi relativi a negligenza, potrà segnalarli con il Modulo qui sotto (l'accesso ai dati da parte dei team locali non è previsto e il Modulo non potrà essere modificato dai team locali).
Il Funzionario responsabile della Conformità del Gruppo Mazars sarà in contatto con il Consiglio di Gestione del Gruppo o i suoi Membri Indipendenti e, nella misura necessaria, il Consiglio Esecutivo del Gruppo. In tal caso i membri incaricati del ricevimento e della trattazione delle segnalazioni di irregolarità sono soggetti ad accordi di riservatezza.
È importante che un membro di team si senta in grado di riportare problemi senza timore o rappresaglie. Pertanto, dichiarazioni di persecuzione in tali situazioni verranno prese seriamente in considerazione e verranno applicate azioni disciplinari contro qualsiasi membro del personale riconosciuto colpevole di tale comportamento.
Riservatezza
Qualsiasi problema segnalato ai sensi della presente Policy rimarrà riservato tra la persona che segnala il problema, il Funzionario responsabile della Conformità del Gruppo Mazars e, nella misura necessaria, qualsiasi altro membro che avrà comunicazione della segnalazione. Pertanto qualsiasi informazione che lei fornirà ai sensi di tale procedura rimarrà anch’essa riservata, compresa la sua identità.
A tal proposito, la informiamo che i problemi non potranno essere segnalati in forma anonima e che dovrà fornire informazioni sulla sua identità, che rimarrà sempre riservata e non verrà mai rivelata al membro oggetto di tale segnalazione.
Secondo la natura dell’argomento sollevato, l’azienda potrà ricevere richiesta di comunicazione a terzi di alcuni o tutti i suoi dati. Lei verrà informato(a) nel caso venga effettuata tale comunicazione.
Nel corso dell’inchiesta, il Funzionario responsabile della Conformità del Gruppo potrà chiederle di fornire ulteriori informazioni. La sua cooperazione in seguito a una segnalazione è essenziale per il corretto svolgimento dell'inchiesta.
Una volta eseguita l’inchiesta, le verrà fornito un rapporto sui risultati. Se ha esposto un problema che si rivela fondato, i risultati dell'inchiesta verranno comunicati anche al relativo Responsabile dell'Unità di Gestione, che prenderà i provvedimenti del caso.
In caso di dichiarazioni in mala fede fatte a persone estranee sulle attività dell'azienda Mazars costituirà dolo e colpa grave e verrà aperta un'inchiesta ai sensi della procedura disciplinare dell'azienda. Chiunque abbia effettuato segnalazioni in mala fede verrà licenziato senza preavviso e indennità di preavviso.
Registrazione dei dati relativi ai reclami
Il Funzionario addetto ai reclami del Gruppo Mazars conserverà un archivio centrale di tutti i reclami. Egli potrà riportare al Dirigente Nazionale e ai Non Esecutivi dell'azienda.
Le segnalazioni che non rientrano nel campo di applicazione della presente Policy verranno distrutte o registrate in un sistema a parte, subito dopo. Quelle che rientrano nel campo di applicazione della presente Policy, ma non comportino procedure disciplinari o giudiziarie, non verranno conservate per più di due mesi dopo la chiusura dell'inchiesta. Quelle che comporteranno procedure disciplinari o giudiziarie verranno conservate fino alla chiusura della procedura.
Mazars fa ricorso a tutte le misure di sicurezza adeguate per assicurare la protezione dei dati raccolti nel contesto della Procedura reclami esterni, in conformità alla Policy sulla privacy e a tutte le normative applicabili.
Diritto di accesso e modifica
Lei ha diritto di accesso, opposizione e correzione dei dati che la riguardano e di richiederne la modifica o la cancellazione se essi non sono corretti, se sono incompleti o non aggiornati, ai sensi delle normative sulla protezione dei dati applicabili. Per esercitare tale diritto, utilizzi il Modulo di contatto dipendente qui di seguito.
[1] Al gennaio 2015, il Funzionario responsabile della Conformità del Gruppo è Jean-Luc Barlet.